仕事や考え方

仕事でよくメールを送るあなたへ 悲しい現実とその対策

こんにちは、「ごめおか(@deen_gomeoka)」です。

僕が社会人になって、毎日何をやっているかいうと「メール」です。

とにかく、毎日メールを読んで、書いています。
もし、体調不良で一日休もうものなら、未読メールが大量に溜まります。

これはきっと僕だけではなく、多くのサラリーマンも同じはずです。
だからこそ、今の社会を生き抜くためには、たくさんのメールが飛び交う中で、如何に相手に伝わるメール(文章)を書くか」というスキルが超絶大事です。

そして、どれだけ丁寧なメールを書いても、そこには次のような悲しい現実が待っています。

メールを送る相手は、あなたが思うほどそのメール内容に興味がなく、内容も30%ぐらいしか伝わっていない

では説明していきます。

相手も別の仕事をしているところ

そもそも、文書だけて相手に伝えたいことを伝えるということは、とっても難しいことです。

なぜなら、メールを送る相手も、アタナとだけ連絡をとっているわけではありません。
同時進行でいくつもの仕事をこなし、相手もメールを書いているでしょう。

特に役職付きの上司になると、入ってくるメールや電話も多く、その情報量だけでも膨大です。そうなると一通のメールから受け取ることのできる情報は限られてしまいます。

そのような相手に、あなたはいかに伝えるかを考える必要があります。

ある日の打ち合わせの一コマ

ある日、「ミーティングをしますよ」とメールが来ました。

メールには時間と内容、注意事項が書いてありました。その注意事項には「全員で一度に来ないで、この順番で来てね」という内容でした。

しかし、いざミーティングの時間になると、れも声をかけてもらうことを待たずに、最初からミーティングの場所にやってきました。

メールを送った人は「メールに書いたでしょ、待っててよー」と言いつつ、来てしまった人は「そんな事書いてあった?」という状況です。

細かい注意事項までだれも読んでおらず、伝えたいことが伝わっていなかった例です。

 

アマゾンの特徴的な会議方法

少し話はそれますが、有名なアマゾンの会議方法の話を取り上げます。

アマゾンでは会議の運営もナラティブ流だ。60分の会議であれば、最初の30分間は黙って書類を読むために費やされる。残りの30分間で、本文と補遺を読んでも納得できないことを質問攻めにするのだという。

「最初は非効率的な会議だと思っていたが、今はちがう。事前にすべての資料を読むわけにはいかないし、短い時間の中で問題の把握ができて、何を解決したいかも分かる」

引用元:アスキークラウド アマゾンの会議は30分間の沈黙から始まる

僕は、この会議の方法について、根底はメールと似ていると思っています。

普通、会議を行うためには、あらかじめ議題が決まっていて、資料も事前に用意されています。会議に来るときには、その資料に目を通していることが前提です。

実際にはどうでしょうか?おそらく、みんなちらっと資料をみてくるでしょうけど、しっかりと目を通してはいません。資料の作成者以外は、「わかっているフリ」をします。
しかし、これでは本当に意味のある会議にはなりません。

この会議の方法は、強制的に資料を読ませる時間を作ることで、内容を伝え、かつ集中力も高まる面白い方法だと思います。

まとめ

メールでは、「伝えたいこと」を見てもらえるところに書く事が大事です。
ものすごく普通のことを言っていますが、これに尽きます。

具体的には、メールの表題と、挨拶の後の書き出しの2つ。ここに、以下に伝えた情報を凝縮して、それ以降の内容を見てもらうか、これがとっても大事です!

例えば、ラーメンが美味しいことを伝えたいなら、とにかく「美味しかった」とわかるように書くべきで、なぜ美味しいか(材料やこだわりの調理法)は後に続く情報です。

極論ですが、ヤフーニュースなどは、その最たる例ですね、タイトルだけで、如何に興味のない人に、そのニュースを読ませるかを突き詰めています。

この考えを自然に実行できるようになると、自分自身が楽になりますし、相手や部下を「動かす」ことも簡単になります。

仕事のできる人は、人を動かすことが上手い人であり、人に伝えることが上手い人でもあるます。

社会人ならこんなビジネスマンになりたいですね。

ここまで読んでもらい、ありがとうざいました。

ABOUT ME
gomeoka
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はじめまして、30代の会社員しながらブロガーをしています。 小さな家を新築して、子供が1人います。夢は、家族で毎日一緒に、静かに、リラックスして暮らすことです。贅沢をするためのお金は要りませんが、生きていくためのお金、財産がほしい。1億ぐらいほしい。 日々の暮らし、生活の知恵、お金のこと、食べ物のこと、家が建つまでの過程など、何でも書いていきます。僕の書いたことが、誰か一人でも役に立てばいいなぁという気持ちでゆるくやっていきます。